#ИстфакТГУ: Ирина Криванкова: чем занимаются документоведы?

Чем сегодня занимаются документоведы? Об этом "Томскому Обзору" рассказала Ирина Криванкова, лаборант кафедры истории и документоведения Истфака ТГУ.

- Что делает документовед?

- Документовед знает о документе все: как правильно оформить реквизиты, куда документ должен быть направлен, где документ хранится.

Делопроизводство предполагает очень широкий охват деятельности: от работы секретаря и архивариуса до помощника руководителя.

Почему так? Да потому что изучение документооборота - это не только изучение правил оформления и хранения документов непосредственно, это и изучение путей движения документа, в самой широкой перспективе – это изучение функционирования государственного аппарата и устройства организации, это изучение самого общества через изучение информационных потоков, которыми обмениваются его части.

- Почему документоведов готовят на историческом факультете?

- Одно из новых направлений в изучении общества направлено на изучение того, как отражается жизнь общества в электронных документах, отличается ли это отражение от прежнего, доэлектронного, как сохраняется информация, как в новых условиях должно функционировать правительство. Изучением общества через изучение новых способов представления и хранения информации как раз занимаются сотрудники кафедры «Истории и документоведения» исторического факультета.

Подготовка документоведов в Томском государственном университете началась в 1996 году. Первый выпуск состоялся в 2001 году. С 2010 года эта подготовка продолжилась в рамках направления «Документоведение и архивоведение» по программам бакалавриата и магистратуры.

- А что вообще такое документы и зачем ими нужно ведать?

- Информация не появляется и не существует сама по себе. Форма, которую она принимает, попадая в организацию, в бюрократический аппарат, это форма документа.

История показала, что если придать информации какую-либо единую структуру, то читать и усваивать ее можно гораздо быстрее. Кроме того, ее необходимо как-то различать, например, по времени поступления, по важности, по месту отправки или месту назначения, на ней можно и нужно делать отметки о результатах ее рассмотрения. Это то, что стали называть реквизитами.

Но вот парадокс – чем быстрее можно было доставлять, сортировать, читать документы, тем больше их становилось. Увеличение информационного потока – характерная черта не только нашего времени. Создание компьютеров и интернета привело к увеличению информационных потоков в несколько раз. Однако ценность информации по-прежнему определяется ее своевременностью.

И что же? Если информации так много, как же сделать так, чтобы она попадала к нужному человеку в нужное время? Кто же эти люди, которые могли бы обеспечить своевременность получения информации? Это как раз документоведы.

Однако работа в условиях организационного хаоса является мучением для самих работников и неэффективна для организации. Неверное оформление трудовой книжки грозит работнику тем, что ему не будет засчитан стаж или придется тратить время на подтверждение его в судебном порядке. Для работодателя неверное оформление некоторых документов (уставные документы, трудовые книжки и тому подобное) может повлечь дисциплинарную или административную ответственность. И это только часть проблем, которые создает отсутствие грамотно организованного документооборота.

- Что происходит с документоведением с появлением информационного общества?

- Существование информационного общества связывают в основном с информационно-коммуникационными технологиями. Но этот феномен гораздо шире по своей сути, чем информатизация. Информация играет в таком обществе главную роль. Технологии, позволяющие быстро создавать, копировать и распространять информацию, привели к тому, что информационные потоки стали более насыщенными и динамичными, чем раньше. Это относится не только к развлекательной или познавательной информации. Те же процессы происходят и в управлении.

Информация для управления всегда была важнейшим ресурсом – имея неполную или не правильную информацию невозможно принять действенное решение. Нагляднее всего важность информации для принятия решений видна на поле боя. Успех выигранного сражения зависит от того насколько правильно или не правильно смог оценить обстановку командующий. Насколько своевременно необходимая информация попала к нему или к непосредственному исполнителю. Четкая, отлаженная система передачи информации - залог успешной военной кампании.

Те же самые правила действуют и для гражданского управления: в государственной и негосударственной сфере. В общем-то, бюрократия это как командир на поле боя – ее цель получить достоверную информацию вовремя, принять правильное решение и обеспечить его правильное исполнение, а также своевременную корректировку. Это давно поняли крупные корпорации, которые в случае принятия неверного решения или неверного, несвоевременного его исполнения, теряют прибыль. Работа лучшего аналитика в мире окажется бессмысленной, если его донесение попадет не в ту папку и отправится не к тому человеку. Самое правильное решение ничего не значит, если оно не дошло до адресата.

- Где работают выпускники вашей кафедры?

- Наши специалисты весьма востребованы в государственных органах, архивах, на частных предприятиях - везде, где требуется работать с документами.

Фото из архива Ирины Криванковой